Où en est l’adoption d’outils collaboratifs au sein des entreprises ?
Les outils collaboratifs jouent un rôle important dans la modélisation des structures organisationnelles et l'optimisation de la prise de décision dans les entreprises. Ils permettent de surmonter plusieurs obstacles fréquents à la collaboration, tels que les organisations silotées, l'accumulation de strates hiérarchiques, et la distance physique entre les collaborateurs (des défis exacerbés dans les contextes multi-sites, multilingues et internationaux). Les entreprises sont désormais équipées de solutions collaboratives, indépendamment de leur taille. L'adoption initiale s'est souvent orientée vers des outils de visioconférence, dont l'utilisation, selon une enquête du BCG, a augmenté de trois à cinq fois par rapport aux niveaux pré-Covid. Ainsi, le principal levier de la performance individuelle et collective est l'engagement des collaborateurs. La technologie joue un rôle essentiel en créant de l'engagement à grande échelle, en réduisant les silos et les barrières, en favorisant la rapidité des échanges et des prises de décision, et en contribuant à une meilleure performance globale ainsi qu'à une culture d'entreprise plus agile et innovante.
Comment les outils collaboratifs participent à la transformation organisationnelle ?
Ces outils catalysent l'évolution organisationnelle et décisionnelle à travers plusieurs axes. Le premier axe concerne le renforcement de la collaboration et de la communication, essentiel pour des prises de décisions rapides et efficaces. Les outils collaboratifs fluidifient les échanges, favorisent le partage des connaissances, encouragent la création d'une culture d'entreprise collaborative, et amplifient l'intelligence collective en permettant l'émergence de nouvelles idées grâce à la diversité des points de vue. Le deuxième axe est l'amélioration de la prise de décision. Les plateformes collaboratives, notamment celles basées sur le management visuel, centralisent les données et les documents pertinents, rendant l'information plus accessible et interactive, ce qui fluidifie considérablement la gestion des projets et des documents. La collaboration numérique facilite également la collecte d'avis, la validation des choix, et permet de finaliser des décisions plus rapidement que les méthodes traditionnelles. En outre, ces outils assurent une meilleure traçabilité et transparence dans les processus décisionnels, représentant un gain de temps et d'argent par la simplification des processus et une augmentation de la productivité.
Avez-vous des exemples ?
Dans un monde hybride, il est clé de pouvoir digitaliser les éléments traditionnels comme les paperboards pour les transposer dans des environnements numériques. C'est là que des solutions comme Klaxoon deviennent essentielles, car elles permettent non seulement de faciliter les réunions hybrides mais aussi les interactions asynchrones. Par exemple, dans la gestion de projet étalée sur plusieurs mois avec des réunions hebdomadaires, entre les réunions, les collaborateurs peuvent accéder à la plateforme pour récupérer ou ajouter des documents et reprendre des idées ou des comptes-rendus. Cela crée un espace de travail vivant et collaboratif.
Les plateformes collaboratives assurent également que l'absence physique d'une personne n'empêche pas le reste de son équipe de continuer à travailler, grâce à la mise à disposition synchrone ou asynchrone des ressources et à la communication continue sur l'avancement des projets. De plus, les départements IT jouent un rôle clé pour rendre le passage entre le bureau et l'home office aussi transparent que possible, en garantissant l'accès au système d'information pour les collaborateurs hybrides.
Cette approche digitale peut-elle aussi contribuer à la fidélisation des talents ?
De façon immédiate, l'engagement lors des réunions peut être stimulé par des technologies qui brisent la passivité observée chez certains participants, en particulier les jeunes recrues. Ensuite, selon un prisme plus global, les technologies jouent un rôle en offrant des solutions innovantes qui peuvent grandement améliorer la manière dont nous engageons ces talents. Par exemple, l'utilisation de plateformes qui facilitent la communication et la collaboration peut renforcer la reconnaissance et la valorisation des employés, tout en personnalisant leur expérience au travail. En augmentant l'engagement lors des réunions, nous observons un impact positif sur la marque employeur, ce qui, à son tour, renforce notre capacité à attirer et à retenir des talents. Les collaborateurs ressentent que leur point de vue est davantage pris en compte grâce à une communication plus fréquente et des interactions plus significatives, ce qui rend l'environnement de travail plus attrayant et efficace.
“Les outils collaboratifs permettent d'engager et de fédérer les collaborateurs autour de sujets transversaux”
Quel est, selon vous, l’impact de l'IA sur les méthodes de travail collaboratives ?
Il est considérable : Goldman Sachs prédit que l'IA pourrait augmenter la productivité annuelle des entreprises de 1,5% au cours des dix prochaines années, tandis qu’une étude de McKinsey révèle que 79% des personnes interrogées ont déjà été exposées à l'IA dans leur travail, et 22% l'utilisent régulièrement, principalement dans les domaines du marketing, des ventes, du développement de produits, et des opérations de service.
Quels sont vos premiers champs d’application chez Klaxoon ?
Nous sommes en phase initiale d'intégration de l'IA dans nos technologies collaboratives. Nous prévoyons de lancer un module appelé "IA Summarize" ce trimestre, qui va permettre de synthétiser les interactions et les documents générés durant les réunions, offrant ainsi un résumé efficace des échanges. Cette fonctionnalité s'ajoute à notre capacité de centraliser, structurer et collaborer sur des documents. Un autre aspect de l'IA que nous développons concerne la traduction. Notre plateforme permettra de traduire des documents et des contenus de réunion dans différentes langues, facilitant ainsi la communication globale. En outre, nous avons lancé des fonctionnalités d'IA générative qui, durant les phases de brainstorming, peuvent prendre une idée initiale et générer automatiquement des suggestions complémentaires. Cela favorise l'idéation et fluidifie les échanges, initiant des discussions plus riches.
Enfin, en quoi les pratiques collaboratives contribuent également à la transformation durable ?
Elles permettent d'engager et de fédérer les collaborateurs autour de sujets transversaux, facilitant ainsi la communication quelle que soit la taille de l'audience et réduisant le temps nécessaire pour le faire. Les technologies collaboratives, en particulier celles basées sur le management visuel, centralisent et partagent les documents, réduisant significativement le nombre d'emails échangés. Cette diminution contribue non seulement à une plus grande efficacité mais également à la protection de l'environnement, car le stockage de chaque email représente un coût en CO2. Ces technologies repensent également la responsabilité sociétale des entreprises en facilitant la collaboration avec différentes parties prenantes et en favorisant un changement de culture et d'engagement des employés. De plus, l'utilisation de solutions de collaboration à distance réduit les déplacements, limitant ainsi les émissions de gaz à effet de serre et la pollution atmosphérique.
Entretien réalisé au 1er semestre 2024 dans le cadre de l'ouvrage Comment réussir votre stratégie de triple accélération
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