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Pleo : donner le contrôle au directeur financier et la flexibilité aux collaborateurs

Par : Leen Khalifeh
8 novembre 2022
Temps de lecture : 7 min
Chapo

Quel rôle pour le Directeur Administratif et Financier d'aujourd'hui et de demain ? A quelques jours du Digital & Impact for Finance, Rebecca Beaty, Senior Marketing Manager de Pleo en France dresse le portrait-robot du nouveau DAF ainsi que les solutions apportés par Pleo sur le marché français.

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​​Quel rôle du DAF aujourd’hui : quelles tendances ont retenu votre attention avec la transformation numérique ?

Rebecca-BeatyLe directeur administratif et financier au sein d'une entreprise était auparavant chargé de mettre en œuvre les décisions du PDG ou d'autres services en matière de gestion des coûts. Aujourd'hui, son rôle s’élargit, notamment en ce qui concerne la conduite de nouvelles initiatives, l'accélération de la transformation de l'entreprise et le passage d'une vision purement axée sur les coûts à une vision davantage axée sur les performances et les revenus, faisant de lui l'architecte de la valeur de l'entreprise.

Certains cabinets de conseil appellent ça l’architecte de la valeur de l’entreprise, qui pour moi résume les défis auxquels est confronté le DAF aujourd’hui : il doit définir l’architecture de la valeur de l’entreprise.

- Rebecca Beaty, Senior Marketing Manager (Pleo France)

Une étude récente a montré que le périmètre du DAF s’élargit de façon exponentielle, couvrant chaque année et demi, une fonction de plus. Si 4 personnes étaient sous sa responsabilité il y a 3 ans, elles ne sont pas moins de 6 aujourd’hui en moyenne. L’attente quant à son impact sur la croissance de l’entreprise est donc légitimement plus grande.

Comment la digitalisation des dépenses et des notes de frais optimise-t-elle le rôle du Directeur Administratif et Financier ?

La dématérialisation des notes de frais permet au DAF et plus largement à la direction financière de se concentrer sur la partie décisionnelle et stratégique de leur travail. Digitaliser le suivi des dépenses professionnelles (et notamment des notes de frais) permet de ne plus perdre de temps sur des tâches manuelles et chronophages comme la chasse aux reçus auprès des collaborateurs, le traitement des dépenses sur 4 fichiers Excel à la fois, le rapprochement comptable sur deux ou trois logiciels différents etc.  

Aujourd'hui, 20% des directeurs financiers se plaignent de devoir courir après leurs employés parce qu'ils ont perdu des reçus et des notes de frais. De quoi occasionner beaucoup d'efforts et de temps perdu.

- Rebecca Beaty, Senior Marketing Manager (Pleo France)

Effectuées manuellement, 20% des notes de frais sont erronées, ce qui fait perdre beaucoup de temps de suivi aux équipes finance et comptabilité. Aujourd’hui 43% des PME utilisent encore Excel ou Google Sheets pour gérer leurs dépenses et 19% déclarent n'utiliser aucun logiciel de gestion des dépenses et des notes de frais. Le service comptabilité collecte les informations de la part des salariés (reçus papiers, emails échangés avec des pièces jointes souvent lourdes, relances par téléphone etc.) et les saisit manuellement en fin de mois, une fois toutes les dépenses engagées. Cela engendre beaucoup de retard et de nombreuses erreurs de saisie pour le traitement comptable. Ces façons de faire “à l'ancienne” nécessitent énormément de suivi au quotidien pour chaque dépense, un travail avec peu de valeur ajoutée et qui ne valorise aucun collaborateur. 

Les briques d’une solution de gestion des dépenses professionnelles sont en fait autant de briques appartenant à cette architecture de valeur orchestrée par le DAF. Elles apportent une visibilité et un contrôle en temps réel sur : ce qui a été dépensé, la personne qui a effectué l’achat, le plafond ou la limite dépassée, les dépenses bloquées… ce qui permet in fine de mieux piloter les dépenses, de mieux gérer sa trésorerie, d’avoir des données mieux structurées pour une analyse plus fine sur la rentabilité etc. 

Avec les bons outils d’automatisation la direction financière peut enfin se concentrer sur son expertise métier plutôt que de passer du temps à faire de la saisie de dépenses sur Excel. Quant au DAF, une solution de gestion des dépenses pro lui apporte une vue globale et en temps réel sur les flux de dépenses. Cette vision macro est essentielle afin de piloter parfaitement sa performance, l’une des priorités clés du DAF en 2023.

Aujourd'hui la valeur ajoutée du DAF réside également dans sa capacité à s'occuper de nouveaux projets de digitalisation, de l'accélération de la croissance d'une entreprise, du recrutement de nouveaux talents etc. Il se doit d’agir sur des sujets bien plus transversaux pour l'entreprise plutôt que de contrôler une note de frais. C’est ça être un véritable architecte de valeur.

Comment la digitalisation se traduit-elle en solutions concrètes, notamment pour les collaborateurs ?

Nous sommes face à une dualité intéressante aujourd’hui : d’un côté nous avons un DAF qui veut contrôler ce qui se passe dans son organisation, avoir une vue en temps réel des flux financiers, pouvoir agir sur les dépenses, les vérifier et s’assurer que chaque dépense soit approuvée et contrôlée. De l’autre, nous voyons des collaborateurs qui demandent plus de flexibilité et d’autonomie dans leur travail… Ils ont besoin de se débarrasser de la corvée de notes frais : les collaborateurs passent environ 3 à 4 heures/mois à faire leur notes de frais (l’entreprise en moyenne 11h/mois à les traiter). C’est aussi souvent complexe pour eux d’obtenir les bonnes informations sur les limites de dépenses autorisées et ils passent souvent beaucoup de temps à justifier chaque achat. 

Il s’agit aujourd’hui de trouver le bon équilibre entre contrôle et confiance. Apporter le bon niveau de contrôle et de visibilité sur les dépenses engagées par les collaborateurs ainsi que le bon degré d’autonomie pour que les équipes puissent effectuer des dépenses dans le cadre de leur travail. C’est ce que s’efforce de faire Pleo au quotidien. 

Qu'est-ce que Pleo ? Parlez-nous de Pleo, quel est votre positionnement sur le marché ?

L’ADN de Pleo, qui s'explique facilement par son origine scandinave, est de mettre tout autant l'employé que la direction financière au cœur de ses préoccupations. Cela se traduit notamment par un design de produit épuré, une expérience utilisateur simple et intuitive et un pricing transparent (tarification fixe, sans surcoûts).

Au-delà de son origine scandinave, Pleo a été construit par deux financiers, pour des financiers. Ce que Jeppe Rindom et Niccolo Perra ont voulu retranscrire à travers une solution qui allie contrôle pour le DAF et confiance pour les collaborateurs, à travers toute la chaîne de valeur, c’est de dire : si le processus que l’on offre aux collaborateurs pour effectuer des dépenses n’est pas à la fois simple et pensé pour eux, alors la direction financière ne récupérera jamais toutes les données dont elle a besoin pour faire son travail de pré-comptabilité et d’analyse. Le collaborateur peut avoir sa propre carte de paiement et il est maître de son portefeuille professionnel. En contrepartie Pleo fait en sorte qu’en amont et en aval de l’achat, la direction financière ait la capacité de mettre en place des limites de dépenses, des règles automatisées bien spécifiques et qu’elle récupère toutes les informations pour faciliter la pré-comptabilité.

En axant sa solution sur l'utilisateur final, Pleo a gagné en notoriété sur le marché européen pour acquérir la première place de son secteur dans 16 pays, avec 20 000 clients et 800 salariés.

Enfin, comment envisagez-vous votre développement futur sur ce marché ?

Leader en Europe, Pleo s'est lancé en France en 2022 avec la vision d'être une solution de référence pour les petites et moyennes entreprises. Aujourd'hui on s’intéresse également aux plus grosses entreprises (50 à 1 000 salariés). Leurs problématiques ne sont pas tout à fait les mêmes. C’est pourquoi nous travaillons beaucoup sur le développement de notre offre et de nos fonctionnalités. Nous avons par exemple lancé la gestion des multi-entités pour les entreprises en pleine expansion ou encore la possibilité de cashback lorsqu’on utilise Pleo. Dans notre contexte socio-économique qui oscille entre croissance et rentabilité, ces fonctionnalités sont essentielles.   

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