POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ - DONNÉES PERSONNELLES ET COOKIES

1. QUI SOMMES NOUS ?

La présente politique de confidentialité est présentée par la société Hub Institute, Société par actions simplifiées dont le siège social est situé 29 rue d’astorg - 75008 Paris, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le n° B 523 594 752.

Le coordinateur en matière de protection des données du Hub Institute peut être contacté par courrier à l’attention du service de protection des données, ou par email à l’adresse politiquedeconfidentialite@hubinstitute.com

2. VOS DONNÉES - TRANSPARENCE ET RESPECT DE LA RÉGLEMENTATION

Le Hub Institute s’engage à assurer la sécurité des données et le traitement équitable et transparent des données personnelles. la présente déclaration de confidentialité définit la manière dont nous traitons les données personnelles que vous nous fournissez, conformément à la législation applicable en matière de protection des données, en particulier le Règlement général 2016/679 de l’Union Européenne sur la protection des données (RGPD).

Dans le cadre de son activité commerciale déclinée en 5 expertises : conférences, reports, networkings, formation, learning expeditions, la Société Hub Institute est amenée à traiter des informations vous concernant. Par exemple, en remplissant un formulaire d’abonnement, en vous inscrivant à un événement que nous organisons, en naviguant sur nos sites Internet ou nos applications mobiles et numériques, en cliquant sur un lien publicitaire que nous vous présentons, vous nous transmettez des informations dont certaines sont de nature à vous identifier (« Données Personnelles »).

La présente Politique de confidentialité vous informe de la manière dont nous recueillons et traitons vos Données Personnelles. Nous vous remercions de bien vouloir prendre le temps de la lire attentivement. Nous n’utilisons vos Données Personnelles que dans les cas prévus par la loi et la réglementation en vigueur, en particulier le RGPD :

Exécuter les missions que vous nous confiez, le contrat que nous avons conclu avec vous;
Le respect d’une obligation légale (par exemple gérer notre comptabilité ou nos obligations fiscales);
Avec votre consentement à l’utilisation de vos données. Lors de la collecte de données vous serez toujours informé si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles peuvent être facultatives;
L’existence d’un intérêt légitime à utiliser vos Données Personnelles, soit un ensemble de raisons qui justifie l’utilisation de vos données par la Société Hub Institute. Cet intérêt légitime est principalement d’assurer la sécurité de notre Site et d’en améliorer les caractéristiques. Il s’agit aussi de pouvoir vous transmettre des newsletters, sondages, renseignements sur nos offres, évènements et services offerts par le Hub Institute et susceptibles de vous intéresser. Nous pouvons également être amenés à faire de la prospection commerciale ou à développer des revenus commerciaux afin de pouvoir continuer à proposer des contenus éditoriaux de qualité et/ou à maintenir la gratuité de certains contenus. En acceptant de recevoir des informations marketing et publicitaires de la part de nos publications et de nos partenaires, vous contribuez à maintenir la viabilité économique de notre activité d’éditeur de presse.

Vos droits individuels et vos décisions seront toujours supérieurs à l’intérêt légitime du Hub Institute et nous n’utilisons jamais vos données personnelles à des fins commerciales contre votre volonté.

3. QUELLES SONT LES DONNÉES QUE NOUS RECUEILLONS SUR VOUS ET DANS QUELLES CIRCONSTANCES LES COLLECTONS-NOUS ?

3.1. Les données que vous nous transmettez directement

A l’occasion des différents contacts que nous avons avec vous, vous pouvez être amené à nous communiquer des informations qui vous concernent. Elles sont collectées notamment lors de l’inscription à un évènement, téléchargement / accès de contenus (vidéos, articles, etc.), inscription aux newsletters, commande sur nos sites (billetterie, achat rapports, etc.), formulaire de contact

Ces données sont notamment :

Noms, prénoms, civilité ;
Entreprise, Fonction ;
adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse de facturation ;
Identifiant et mot de passe crypté utilisés pour vous identifier sur nos sites ou nos applications ;
Informations cryptées relatives à vos moyens de paiement (notamment numéro de carte bancaire).

3.2. Les données que nous recueillons à l’occasion de notre relation commerciale

Les données que nous recueillons à l’occasion de notre relation commerciale avec vous sont notamment les suivantes :

Informations relatives à notre relation commerciale - choix des sessions lors de nos events - présentiel et online
Intégration au CRM du Hub Institute ( Newsletters / invitations event et produits)

3.3. Les données que nous recueillons automatiquement

Lors de chacune de vos visites sur nos sites et applications mobiles, nous recueillons des informations relatives à votre connexion et à votre navigation. Différentes technologies peuvent être mises en œuvre pour recueillir ces données. Nous les désignons de façon générique « cookie »

– Données recueillies par l’intermédiaire de cookies

Un cookie est un fichier texte déposé lors de la consultation d’un site, d’une application mobile ou d’une publicité en ligne et stocké dans un espace spécifique du disque dur de votre ordinateur ou de votre appareil mobile. Les cookies sont gérés par votre navigateur Internet ou l’application mobile que vous utilisez, et seul l’émetteur d’un cookie peut décider de la lecture ou de la modification des informations qui y sont contenues.

Un cookie a une durée de validité limitée. Son dépôt et son stockage sur votre terminal se font dans le respect de la législation applicable et sous réserve des choix que vous avez exprimés et que vous pouvez modifier à tout moment, dans les conditions précisées à l’article 9 ci-après.

Un cookie ne vous identifie pas personnellement. Il permet à son émetteur de reconnaître votre terminal et de collecter un certain nombre d’informations relatives à la navigation effectuée depuis ce terminal.

Les cookies ont plusieurs fonctions, telles que vous permettre de naviguer efficacement sur un site ou une application mobile, se souvenir de vos choix, des biens et services que vous souhaitez acheter, vous proposer des contenus publicitaires pertinents en fonction de vos centres d’intérêts exprimés lors de votre navigation.

Les cookies déposés par le Hub Institute nous donnent accès notamment aux informations suivantes :

Type de système d’exploitation utilisé par votre terminal (Microsoft Windows, Apple Os, Linux, Unix, BeOS, Android, iOS, etc.),
Type et version du logiciel de navigation utilisé par votre terminal (Microsoft Internet Explorer, Apple Safari, Mozilla Firefox, Google Chrome, etc.),
Dates et heures de connexion à nos services,
Adresse de la page Internet de provenance (« referrer »),
Données de navigation sur nos services, contenus visionnés.

– Données recueillies par des technologies standard d’Internet

Nous sommes également susceptibles d’utiliser des technologies standard d’Internet, tels que des scripts, des pixels et des redirections. Les scripts (parfois appelés tags), écrits en langage javascript, sont des programmes qui s’exécutent dans votre navigateur ou votre application mobile et effectuent différentes actions, par exemple envoyer une information à nos serveurs. Les scripts sont également capables de créer des pixels. Les pixels (parfois appelées GIFs transparents, GIFs clairs ou Web-bugs) sont des lignes de code qui permettent d’afficher une image graphique (généralement invisible) sur une page Web ou dans un e-mail. Les redirections permettent de rendre une page Web disponible sous plusieurs adresses de page (URL). Lorsqu’un navigateur ouvre une URL de redirection, une page avec une URL différente est ouverte.

Le but de ces technologies est d’améliorer votre expérience sur nos sites et applications, y compris pour vous fournir un contenu personnalisé selon vos centres d’intérêts. Par exemple, lorsqu’un utilisateur est déjà connu de notre base de données cela nous permets de lui demander de compléter les champs manquants uniquement.

Ces technologies nous donnent accès notamment aux informations suivantes :

Informations relatives à votre utilisation de nos sites et applications ;
Informations relatives à la présence de cookies sur votre terminal, sur l’heure et la date de consultation d’une page, et une description de la page où la balise Web est mise ;
Informations sur la lecture ou non des e-mails que nous vous adressons, sur les clics que vous faites sur les liens contenus dans ces e-mails.

3.4. Les données que nous supposons

Nous sommes susceptibles d’établir, en rapprochant les données dont nous disposons vous concernant et des informations statistiques générales et anonymes, des suppositions sur les contenus et services à même de répondre à vos goûts ou à vos usages.

3.5 Données relatives aux mineurs

En principe nos produits et services s’adressent à des personnes majeures capables de souscrire des obligations contractuelles. Pour les utilisateurs mineurs nous aurons donc besoin d’obtenir le consentement du/des responsable(s) légal(aux).

Pour l’inscription sur nos sites et à l’accès à certains de nos services en ligne (newsletter par exemple), un âge minimal de 16 ans est accepté.

3.6. Données relatives à un tiers

Avant d’offrir à un tiers nos services et produits commercialisés, vous devez vous assurer que la personne concernée accepte que ses données (Nom, Prénom, Poste, Entreprise et adresse email) soient partagées.

3.7. Exclusion de toute donnée sensible

Sont considérées comme des données sensibles : l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’adhésion à un syndicat, les données relatives à la santé ou l’orientation sexuelle, la santé.

Le Hub Institute ne collecte aucune donnée sensible vous concernant.

4. POUR QUELLES FINALITÉS UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Les données que nous collectons nous servent principalement à vous fournir les produits et services du Hub Institute.

4.1. Opérations nécessaires à la fourniture de produits ou services

Prise en compte de votre souscription à une de nos offres ou produits ;
Prise en compte de votre commande et exécution de cette commande ;
Gestion des abonnements à nos newsletters et/ou alertes e-mails ;
Facturation, perception des paiements ;
Relation clients : mise à disposition d’un Service clients ;
Réalisation d’enquêtes de satisfaction ;
Envoi d’informations sur la modification ou l’évolution de nos services ;
Gestion des impayés et des contentieux ;
Gestion de l’exercice de vos droits sur vos données personnelles ;
Vérification du respect de la législation applicable, de nos contrats et conditions générales d’utilisation.

4.2. Opérations de marketing et de prospection commerciale relatives aux publications, produits et services du Hub Institute

Envoi d’informations sur nos sites, les publications et l’activité du Hub Institute ;
Envoi d’offres marketing, publicitaires et promotionnelles relatives à nos produits et services, e-mail, notifications mobiles, sur les réseaux sociaux ou tout autre support ;
Actions de fidélisation ou de prospection commerciales personnalisées.

4.3. Opérations liées à des partenariats commerciaux

Partage, échange ou location de fichiers avec des partenaires commerciaux dans le respect de la réglementation en vigueur et des exigences de sécurité ;
Envoi de messages marketing, publicitaires et promotionnels relatifs aux produits et services de partenaires par e-mails, notifications mobiles, sur les réseaux sociaux ou tout autre support.

4.4. Finalités associées au dépôt de cookies sur votre navigateur

– Fonctionnement et optimisation de la navigation sur nos sites et applications

Mémorisation des informations relatives à un formulaire que vous avez rempli sur notre site (inscription ou accès à votre compte) ou à des produits, services ou informations que vous avez choisis sur notre site (inscription à un événement, achat de nos produits ou services) ;
Connexion automatique aux espaces réservés ou personnels de notre site, tels que votre compte, grâce à des identifiants ou des données que vous nous avez antérieurement confiés ;
Mise à disposition d’outils de partage sur les réseaux sociaux ;
Mesures de qualité pour nous assurer que l’affichage de nos contenus est adapté à votre appareil.

– Mesure de fréquentation et d’audience

Établissement de statistiques et volumes de fréquentation et d’utilisation des divers éléments composant notre site (rubriques et contenus visités, parcours) afin d’améliorer l’intérêt et l’ergonomie de nos services ;
Détermination de centres d’intérêt et des comportements ;

– Personnalisation des publicités présentes sur nos sites et applications

Pour le moment le Hub Institute et en particulier son site Internet fonctionnent sans publicité. Nous pourrons être amené à modifier notre politique sur la publicité afin le cas échéant de pouvoir continuer à proposer des contenus éditoriaux gratuits.

5. PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Vos données personnelles sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelles aux finalités pour lesquelles elles ont été enregistrées.

Les durées de conservation varient selon que nous avons une relation de nature contractuelle en cours (vous êtes un client actif), que nous avons eu avec vous par le passé une relation contractuelle (vous êtes un client inactif) ou que nous n’avons jamais eu avec vous de relation de ce type (vous êtes alors un prospect). Les données liées à votre navigation sur nos services en ligne collectées par les cookies que vous avez autorisés ont une durée de conservation spécifique.

6. QUI EST SUSCEPTIBLE D’AVOIR ACCÈS AUX DONNÉES QUE NOUS RECUEILLONS ?

6.1. Accès aux données au sein du Hub Institute

Sont susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données :

Département Marketing, Commercial, administratif
Service comptabilité

L’accès à vos données se fait sur la base d’autorisations d’accès individuel et limité.

6.2. Transmission de données

Sont susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données :

– Les partenaires des événements

Suivis des interactions, envoi de documents complémentaires

L’accès de nos sous-traitants et partenaires à vos données se fait sur la base de contrats signés faisant mention des obligations leur incombant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.

Sécurisation des paiements en ligne
Personnalisation des contenus des sites et applications mobiles
Fourniture de solutions analytiques ou de statistiques de mesure d’audience

– Les plateformes de réseaux sociaux

L’utilisation des réseaux sociaux pour interagir avec nos sites et applications (notamment les boutons « partager » de Facebook, Twitter) est en effet susceptible d’entraîner des échanges de données entre le HUB Institute et ces réseaux sociaux.

7. VOS DONNÉES NE SONT PAS TRANSFÉRÉES EN DEHORS DE L’UNION EUROPÉENNE

Nous conservons vos données personnelles dans l’Union européenne et nous ne procédons pas à des transferts en dehors de l’Union européenne.

8. COMMENT VOS DONNÉES SONT-ELLES PROTÉGÉES ?

En tant que responsable de traitements, nous mettons en œuvre des mesures appropriées pour protéger vos données personnelles contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé, et notamment :

La sensibilisation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder à vos données personnelles ;
La sécurisation de l’accès à nos locaux et à nos plates-formes informatiques ;
La sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données ;
Le haut degré d’exigence en matière de protection des données lors de la sélection de nos sous-traitants et partenaires.

9. QUELS SONT VOS DROITS ?

9.1. Vos droits en matière d’accès à vos données personnelles

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles et de demander qu’elles soient rectifiées, complétées ou mises à jour. Vous pouvez également demander l’effacement de vos données ou vous opposer à leur traitement, à condition de justifier d’un motif légitime.

Vous pouvez demander à exercer votre droit à la portabilité de vos données, c’est-à-dire le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré et le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitements.

Vous pouvez exercer vos droits auprès du déléguée à la protection des données personnelles du HUB Institute, 29 Rue d’Astorg 75008 Paris ou par mail contact.rgpd@hubinstitute.com

Avant de répondre à votre demande, nous sommes susceptibles de vérifier votre identité et/ou vous demander de nous fournir davantage d’informations pour répondre à votre demande. Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la loi.

En cas de réponse que vous estimez insatisfaisante, vous êtes informé que vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

9.2. Vos droits en matière d’opposition aux sollicitations commerciales

Nous sommes susceptibles d’utiliser vos coordonnées dans le cadre de sollicitations commerciales, en conformité avec la loi applicable et les clauses de la présente politique de confidentialité. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ces sollicitations.

– Sollicitations commerciales par téléphone

Nous sommes susceptibles de vous contacter par téléphone pour vous proposer des offres sur des produits ou services du Hub Institute ou pour permettre l’exécution et le suivi de vos commandes ou du contrat que nous avons conclu.