Image
Teams et ses outils permettent une organisation collaborative du travail

Nadine Yahchouchi : "Le digital permet d’assurer une continuité de travail"

Par : Sandrine Cochard
13 mars 2020
Temps de lecture : 6 min
Chapo

La digitalisation des espaces de travail s’accélère. Une opportunité pour les entreprises et les collaborateurs, explique Nadine Yahchouchi, directrice de l'entité Microsoft 365.

Body

HUB Institute : Boom des freelances, nouveaux modes de collaboration ou encore gestion de salariés issus de différentes générations… le monde du travail est en pleine mutation. Quelle évolution retient le plus votre attention ?

Nadine Yahchouchi de MicrosoftNadine Yahchouchi : Le changement des compétences humaines au sein des entreprises. Nos compétences digitales ont fortement évolué ces dernières années. Il y a 15 ans, on devait maîtriser Powerpoint et Excel pour se démarquer. Aujourd’hui, ceux qui se détachent du lot sont capables de coéditer une présentation, faire vivre un calendrier partagé, lancer un sondage digital, et déjà pour certains de créer une appli ou un intranet. Les prérequis de nos compétences managériales et comportementales ont aussi évolué. Nous interagissons avec des équipes souvent virtuelles, de plus en plus internationales. Comment créer une cohésion d’équipe à distance ? Avec une « infobésité » de plus en plus présente, comment capter le plus important pour mon métier ? Avec plus de liberté pour travailler où je veux et comme je veux, comment redéfinir mon quotidien ? La digitalisation de nos entreprises demande une nouvelle maturité de collaboration et d’auto-discipline.

L’impulsion de nouveaux outils digitaux a transformé les pratiques, voire les métiers. Comment augmenter l’expérience employé sans oublier l’humain ?

N. Y. : J’aime parler de phygital dans le monde de l’entreprise, parce qu’on a besoin du physique et du digital pour mieux travailler ensemble. Nous avons maintenant élargi nos modes de collaboration avec de la visio, du chat, de la coédition. Ces usages ne se substituent pas les uns aux autres, ils se complètent. Par exemple, je suis un recruteur qui dois évaluer un candidat : si je n’ai qu’une heure avec lui, je préfère dédier ce temps à l’échange pour mieux le connaitre, et déléguer à l’intelligence artificielle de Cortana la planification automatique des entretiens suivants. Le digital prend ici le relais sur les tâches à faible valeur ajoutée, fait gagner du temps et refocalise nos discussions sur l’humain.

Autre exemple : si je fais partie d’un projet et que je n’ai pas compris quelque chose, j’en discute autour d’un café ou par chat. En revanche, si je veux faire un point d’avancement de mon projet, je passe en mode visioconférence enregistrée et je formalise un compte-rendu oral sur la dernière minute. Plus besoin d’une heure pour écrire le récap’ et l’envoyer en mettant toute l’entreprise en copie. On va sur le groupe projet, on visionne la dernière minute de la réunion, on peut même faire une recherche dans le script de la vidéo pour savoir si son nom a été mentionné ailleurs. Le digital capitalise ici sur l’intelligence collective.

Comment définiriez-vous une expérience réussie de travail collaboratif ?

N. Y. : Une expérience digitale réussie s’exprime à deux niveaux : une meilleure gestion du temps et un meilleur bien-être des équipes.

Tout d’abord, un outil de collaboration bien utilisé permet de cocréer (idéation digitale, documents et annotations intégrés), d’être un point d’entrée unique vers différentes données (le CRM, le reporting, le suivi du projet en temps réel) et de partager cette connaissance instantanément aux nouveaux membres. On gagne du temps et on améliore son exécution. Là où il aurait fallu avant une semaine d’allers-retours pour aboutir à un document commun, un hub collaboratif comme Teams permet de coéditer et valider un document en moins d’un jour, sans forcément passer par une réunion traditionnelle.

Ensuite, un tel outil contribue au bien-être d’une équipe. Si j’ai du mal à prendre la parole en groupe, je peux utiliser le chat de la visio pour faire entendre mon point de vue. Je peux ouvrir sur mon ordinateur les documents projetés, afin de zoomer pour mieux les voir. Enfin, si je suis une « lève-tôt », je peux coéditer les documents le matin lorsque je suis le plus concentrée. C’est l’outil qui s’adapte à l’humain et non l’inverse.

Quel regard portez-vous sur ce Citizen Development ?

N. Y. : Le Citizen Development fait partie des évolutions stratégiques des outils de collaboration. Il permet aux métiers de créer eux-mêmes leurs applis dans l’environnement sécurisé de leur entreprise. Par exemple, je peux développer une appli mobile qui va prendre en photo mes notes de frais, en extraire la date et le montant, remplir mon rapport et l’envoyer automatiquement à mon manager. La nouveauté, c’est qu’il existe maintenant des plateformes « Low-code » comme Power Platform pour créer des applis sans avoir de connaissances de coding. Avec ces plateformes, les salariés peuvent automatiser en quelques heures des tâches fastidieuses et récurrentes, de manière autonome et sans surcoût. Ils sont plus engagés et deviennent en capacité de faire évoluer leur métier.

Du point de vue de l’entreprise, quel est l’intérêt de se digitaliser ?

N. Y. : L’enjeu court terme du digital est une optimisation de coûts : les visioconférences permettent entre autres d’optimiser les espaces des bureaux, de réduire les frais de déplacements et d’assurer une continuité de travail même en période de grèves. Mais le vrai impact de la digitalisation est le passage de l’information en temps réel : l’information devient accessible par tous, tout de suite et sur différents appareils. On peut donc raccourcir son Time-to-Market et imaginer des services client impossibles jusque-là, par exemple en mettant en relation un vendeur avec tous les clients qu’il a rencontrés. A l’instar des start-ups qui ont fait de la digitalisation le cœur de leur fonctionnement, les grandes entreprises peuvent rester pertinentes en créant avec le digital de l’agilité et de la fluidité interne.

Passer en mode phygital permet-il d’embarquer toutes ses équipes ? Ne risque-t-on pas de créer des fractures selon les différents niveaux d’acculturation au digital ?

N. Y. : Teams est un hub collaboratif. Ce n’est pas que de la visio ou des appels, c’est la porte d’entrée vers une palette d’outils dans laquelle chacun peut piocher en fonction de son métier, de sa personnalité et de son expérience. Donc oui, ce mode phygital est inclusif, à condition que les employés soient bien accompagnés dans la prise en main, comme pour tous les outils. Au-delà de cette inclusion au quotidien, un impact sociétal positif de ces outils est un plus grand accès pour chacun à de nouveaux emplois. Si je peux travailler avec des équipes à distance ou en décalé, je peux prétendre à un emploi auquel je ne pouvais pas avant à cause de contraintes personnelles (immobilité géographique, enfants en bas âge, handicap). Le travail n’est plus là où je vais, mais ce que je fais... Et pour l’entreprise, c’est aller chercher de nouveaux talents là où ils sont, pour une plus grande diversité et une meilleure innovation.

Microsoft Teams en 5 chiffres-clés

  • Microsoft Teams compte 20 millions d’utilisateurs actifs quotidiens dans le monde
  • Microsoft Teams est utilisé par plus de 500 000 organisations et est disponible dans 181 pays et en 44 langues
  • 91 entreprises du Fortune 100 utilisent Teams
  • Une version gratuite de Teams a été annoncée en juillet, destinée aux petites entreprises jusqu'à 300 sièges qui n'ont pas de compte commercial Office 365
Profile picture for user Scochard
Sandrine
Cochard
Head of Content

Journaliste depuis plus de 15 ans, Sandrine a travaillé pour BFMTV, Europe 1 et 20 Minutes, où elle a suivi de près la révolution numérique, ses enjeux et ses impacts business, consommateurs et citoyens. Aujourd’hui, elle scrute plus particulièrement les sujets de smart cities, d’industrie 4.0, de gouvernance numérique et de cybersécurité.