Image
HUBInstitute-beekast-futureofwork-keltoumlehbab

Post Covid-19 : Vers une expansion durable des réunions virtuelles ?

Par : Keltoum Lehbab
30 juin 2021
Temps de lecture : 4 min
Chapo

En pleine crise sanitaire, le développement du numérique au sein d’une entreprise est devenu fondamental. Pour l’efficacité de ses services mais aussi pour préserver le lien social indispensable en période de télétravail par le biais de réunions virtuelles. Dans leur étude “ Baromètre 2021 des nouvelles tendances de la réunion,” Beekast met en avant les outils pour améliorer l’efficacité de vos réunions : points de vigilance et points d'amélioration.

En partenariat avec
Body

Nouveau call-to-action

Retrouvez dès à présent l'ensemble des interventions vidéos du HUBDAY Future of Work !


Pour le plus grand nombre, la crise de la COVID-19 a été une opportunité de développer de nouvelles formes d’organisations mais également de nouvelles pratiques de travail. En ce sens, les outils numériques ont joué un rôle clé et ont particulièrement été plébiscités dans l’animation de réunion à distance. Une façon de garder un lien, où collègues, collaborateurs et clients ont pu échanger. Ainsi, selon  Le Baromètre 2021 des nouvelles tendances de réunion” mené par l’entreprise Beekast, près de 3 personnes sur 4 utilisent des outils numériques lors de réunions. Un chiffre qui s’explique par la digitalisation croissante des entreprises avec des outils numériques en constante évolution.

graphique 1

Quels sont les avantages majeurs des réunions virtuelles ?

Longtemps organisées en présentiel, les réunions représentent aujourd’hui encore pour les collaborateurs un fort investissement en temps. Selon une étude IFOP, les cadres passeraient en moyenne 27 jours par an en réunion, alors même que la durée optimale d’une réunion serait de 37,5 minutes au lieu de 1 heure. Une situation d’autant plus préoccupante que l’efficacité qui découle de ces dernières n’est en rien proportionnelle à leur longueur. Gestion de projet, brainstorming ou encore priorisation, les outils d’animation de réunion représentent de fait des éléments clés d’interactivité et d’efficacité pour les entreprises.

graphique reunion
En plus de rendre possible les échanges à distance, l’utilisation de Beekast couplée à un outil de visioconférence présente l’avantage de dynamiser et de clarifier les échanges qui peuvent parfois être source de mauvaises interprétations au format distanciel

- “Le Baromètre 2021 des nouvelles tendances de réunion” 

Cette digitalisation doit néanmoins tenir compte de plusieurs enjeux tels que :

  • La durée : jugées inefficaces et improductives, les réunions sont souvent interminables et trop nombreuses. Une majorité de dirigeants estiment que ces réunions les empêcheraient d’achever leur travail. Pour certains grands événements, leur digitalisation permet de gagner du temps car il n’est pas nécessaire de se déplacer.
     
  • La planification : chaque participant a généralement des disponibilités et des moyens de transport différents, ce qui peut s’avérer être un vrai casse-tête à planifier. La digitalisation va permettre ici de proposer un espace sécurisé via un outil dédié et de garantir un accès à tous les participants aux documents importants. Ainsi, l’outil numérique va contribuer à optimiser l’organisation et la planification de la réunion.
     
  • La sécurité : enjeu essentiel et indispensable dans la digitalisation des process, la sécurité est d’autant plus importante en réunion. L’outil numérique doit ainsi créer un environnement propice à la sécurité des données avant, pendant et après la réunion. 

À lire aussi : Beekast & Arkema : développer l'efficacité, l'intelligence collective et la cohésion des équipes à distance

Beekast : créativité, flexibilité et possibilité au coeur des fonctionnalités de la plateforme

graphique reunion 2

Si certains sont toujours attachés à l’utilisation de post-its, de tableau blanc et de modèles papier / framework en présentiel, la plateforme Beekast permet de digitaliser ces sessions d’idéation à l’aide de l’activité “Tableau” et “Canva (tableau blanc)”. En outre, la plateforme propose également différentes fonctionnalités, en fonction du type de réunion plébiscité :

  • Les réunions de formation :  Les sessions de formation permettent de transmettre des connaissances des plus experts aux plus novices et de s’assurer de la bonne assimilation des notions.
     
  • Les réunions de projet ou de suivi de projet :  Kick-off meeting, réunion d’équipe, revue de projet, réunion de résolutions de problèmes et de gestion de projet : ces échanges permettent de réunir les acteurs d’un projet à toutes les étapes stratégiques. 
     
  • Les réunions d’information : Réunions principalement descendantes, elles permettent de diffuser des informations et de transmettre des messages à ses participants. Elles sont construites de la façon suivante : l’animateur de réunion présente à un auditoire.
     
  • Les réunions de résolution de problèmes : Visant à résoudre les problèmes rencontrés au sein de l’équipe ou lors d’un projet, elles doivent être extrêmement bien préparées et nécessitent une méthodologie précise.
     
Couplée à la visioconférence, ces activités permettent de mener facilement des séances de créativité à distance. L’avantage du digital est d’apporter plus de flexibilité à vos moments collectifs (en présentiel et à distance), et surtout de gagner du temps lors de la restitution des données.

- “Le Baromètre 2021 des nouvelles tendances de réunion”

Aujourd’hui 85% des entreprises déclarent qu'elles augmentent leur productivité, « due à une flexibilité accrue » causée par le télétravail. Et pour cause, les employés peuvent mieux gérer leur charge de travail et s’organiser. Notamment grâce aux outils qui leur sont mis à disposition comme pour les réunions à distance sans pour autant perdre le contact avec leurs équipes.

Envie de nous partager vos insights ?
Profile picture for user Klehbab
Keltoum
Lehbab
Content Producer

Keltoum utilise ses connaissances du digital pour vous informer des dernières tendances. Après des précédentes expériences dans la radio, la presse écrite et la rédaction web, elle partage ses articles avec comme unique objectif : vous informer.