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Chez Maeva.com, Bara Diouf est chargé de la partie financière et administrative de l’entreprise, qui connaît une croissance à 2 chiffres. La marque a implémenté plusieurs outils de digitalisation qui ont permis d’accélérer les processus de gestion comptable et financier ; parmi ces outils se trouve Spendesk, qui aide l’entreprise dans la gestion des frais de déplacement.

Pourquoi la mise en place de ces outils ? Dans un premier temps, l’outil Sage répondait au besoin de faire face à une volumétrie comptable, là où les outils initiaux n’y répondaient plus. L’outil Yooz a permis de traiter d’aller plus loin dans la validation et le processus de gestion des factures. L’implémentation de Spendesk a contribué à fiabiliser le traitement des notes de frais, et diminuer le traitement papier ainsi que les délais de remboursement. 

Bara Diouf prend l’exemple de ses collègues du groupe Center Parcs, pour qui les délais de remboursement des notes de frais prennent jusqu’à 2 mois. Grâce à Spendesk, Maeva.com est capable de rembourser les notes de frais tous les 15 jours.

Pour l’entreprise, le maître mot lorsqu’il est question d’adoption de nouveaux outils reste l’échange. Les collaborateurs proposent des solutions qui permettent des avancées dans la gestion courante de l’entreprise. Ils sont également poussés à proposer des projets et à les mener à bien. En ce sens, les outils sont toujours à l’initiative des collaborateurs.

Dans ce contexte, les outils tels que Spendesk sont arrivés et nous ont permis de continuer à proposer à l’entreprise des développements et d’accélérer la gestion des processus

- Bara Diouf, responsable administratif et financier (Maeva.com)

Avant la digitalisation des gestions de dépenses, beaucoup de frictions étaient présentes, notamment sur le traitement des documents manquants par les comptables, le remboursement des notes de frais et les délais de traitement. Ces frictions prenaient 30% du temps de travail et des délais de remboursement pouvant aller jusqu'à 2 mois. Grâce à l’outil Spendesk, il est possible de fixer des budgets. En effet, des cartes de paiement sont mises à disposition des collaborateurs, de façon contrôlée et Maeva.com parvient donc à en contrôler les dépenses. Après la digitalisation, une demi-journée par mois suffit à contrôler les dépenses, et les remboursements se font sous 15 jours. Sur l’aspect comptable, l’entreprise note un réel gain de temps de traitement.

Maeva.com a mis en place un schéma d’approbation pour gérer les dépenses au moyen de deux plafonds : les dépenses de 500€ peuvent être validées par le chef de département, et celles dépassant les 500€ doivent passer par le directeur général. Le plafond peut être modulable, tout comme la gestion des moyens de paiement, explique Bara Diouf. Tous les collaborateurs chez Maeva.com ne sont pas dotés d’une carte de paiement mise à disposition par l’entreprise ; elles sont entre les mains de leurs relais en région. L’ensemble des autres collaborateurs utilisent la formule note de frais digitalisée, ou bien la carte bancaire virtuelle.

Maeva.com n’avait pas de reporting avant l’implémentation de Spendesk. L’outil donne la possibilité d’ajouter ou de modifier des modules en fonction des besoins afin de déterminer les volumes de dépenses par département. 

La mise en place des différents outils a amené des bénéfices pour l’entreprise : 

• un gain de temps dans le traitement des remboursements
• plus d’agilité pour les services financiers dans les analyses et reporting 
• la satisfaction des collaborateurs

En fin de propos, Bara Diouf revient sur la RSE, qui est un réel enjeu aujourd’hui. Maeva.com traite plus de 30.000 factures par an ; maintenant que tout se fait de manière digitalisée et automatisée, l’entreprise n’a plus de notes de frais papier à stocker.

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