Le soir du 16 mars 2020, alors qu’Emmanuel Macron annonce le début du confinement en France dès le lendemain, toutes les entreprises se retrouvent confrontées au même défi : organiser le travail à distance des collaborateurs, lorsque cela est possible. Si certaines sont déjà converties aux outils de collaboration digitaux, d’autres doivent encore s’y acculturer. Un défi pour toutes les organisations, rappelle Emmanuel Vivier, co-fondateur du HUB Institute, en introduction du webinar Back to work organisé le 5 mai 2020.

Le confinement nous a obligés à basculer en télétravail total ou d’adapter notre activité et à passer au digital, donc de trouver de nouvelles façons de collaborer, de produire et de communiquer, avec la crainte de ne pas savoir faire ou d’une déshumanisation du travail.

Plus que jamais, les entreprises doivent développer leurs capacités d'adaptation permanente autour de 4 rôles : le Business accélérateur, l'Entrepreneur, le Socio-Coach et le Techno-agile.

- Emmanuel Vivier, co-fondateur du HUB Institute

Cultura adopte Workplace début mars

Pour la chaîne de magasins Cultura, c’est le baptême du feu. L’entreprise a lancé Workplace le 9 mars 2020, juste avant le début du confinement. “Point de vue timing, on ne pouvait pas mieux tomber !”, résume aujourd’hui Mathieu Moura, HR Leader de la chaîne de magasins Cultura. 

C’était un sujet sur lequel nous avions pris du retard, peu de nos collaborateurs étaient connectés. L’information passaient par une communication descendante ou via des affichages sur des panneaux.

En 2019, l’enseigne décide de recueillir le feedback de ses collaborateurs sur le terrain.

Avec mon directeur général, nous avons fait un tour de France des collaborateurs via ce que nous avons appelé des causeries organisées à la fermeture des magasins pour prendre le pouls des collaborateurs terrain. C’est là qu’on a pris conscience qu’ils étaient déconnectés de ce qui se passait dans l’entreprise.

- Mathieu Moura, HR Leader de la chaîne de magasins Cultura

Créer de nouveaux liens et des nouvelles habitudes

Nous avions pour objectifs principaux d’informer les collaborateurs de l’actualité de l’entreprise et de garder le lien. On a dû apprendre à communiquer différemment, avec d’autres codes (vidéos, gifs…) et on s’est rendu compte que cette nouvelle façon de faire générait beaucoup d’attente, de réactions et de commentaires.

Globalement, Cultura organise Workplace entre des groupes d’informations corporate ou officielles, plutôt descendante, et une grande liberté laissée aux collaborateurs pour créer eux-mêmes des groupes de discussion sur leurs passions. Tuto mercerie, coups de coeur culturels… et même cuisine maison tournée en dérision, chacun s’empare de l’outil et participe à sa façon.

On a beaucoup partagé sur la vie de l’entreprise, l’activité e-commerce et logistique, comme le lancement du Click and collect. On a pu observer les réactions des collaborateurs, leurs inquiétudes, et on a pu ajuster l’offre et les process. Cela a aussi été un outil de valorisation des initiatives des collaborateurs. Nous avons eu une cinquantaine de collaborateurs volontaires qui ont conçu des masques pour le personnel soignant par exemple.

Un mois après le lancement de son espace Workplace, Cultura a réussi son pari et totalise 78% de collaborateurs connectés, dont 92% sont des utilisateurs actifs, 3150 publications, 10980 commentaires et 43675 réactions. "Nous avons créé un droit à la connexion", explique Mathieu Moura.

Réengager tous les collaborateurs

L’engagement des collaborateurs est l’une des clés pour faire face aux changements engendrés par la crise actuelle. Quand les collaborateurs se sentent engagés envers leur entreprise, tous les voyants sont au vert.

Aujourd’hui, les taux d’engagement des collaborateurs sur le terrain sont extrêmement faibles. Or, il ne peut pas y avoir de fracture au sein de l’entreprise. La mission de Workplace et Facebook est de connecter tout le monde.

- Nicolas Farin, Directeur du développement de Workplace by Facebook

On croit au pouvoir des entreprises connectées : des dirigeants accessibles au contact du terrain, où on co-construit les process avec les collaborateurs.

Workplace répond à différents enjeux : informer, garder le lien, rassurer, planifier et transformer l’entreprise. L’enjeu principal chez nos clients a très vite été de trouver le bon ton, le bon format pour la bonne audience.

- Nicolas Farin, Directeur du développement de Workplace by Facebook

Vers une nouvelle normalité au travail

Reste une inconnue : quelles nouvelles pratiques adoptées pendant le confinement resteront au retour au bureau ?

La crise du Covid a accéléré cette transition. Le nombre d’entreprises qui ont demandé Workplace a explosé. C’est l’une des transformations durables qui restera après cette crise : la capacité à communiquer avec tout le monde.

Le rôle du Comex est un critère de réussite. Il est très important d’avoir un Comex engagé, qui s’empare de ces outils et montre l’exemple, à l’image du CEO de Telefonica qui a demandé sur Workplace à ses collaborateurs d’imaginer ce que serait le jour d’après.

- Nicolas Farin, Directeur du développement de Workplace by Facebook

Chez Cultura, les causeries vont se poursuivre sous forme digitale. On n'ira plus physiquement dans les magasins mais on va créer des groupes d’échange via nos outils digitaux, pour permettre à chacun de continuer à discuter.

Les murs sont tombés et cela crée une émulsion assez dingue. La création de ces communautés et la possibilité de leur donner la parole va inciter à plus d’initiatives. Je suis convaincu que cela sera un tournant dans l'entreprise.

Nous sommes en train de basculer dans une phase totalement nouvelle. Le confinement était une parenthèse. Le déconfinement pose de nouveaux défis. On commence à parler d’un retour physique en magasin et on sent déjà des réactions et des appréhensions très différentes.

- Mathieu Moura, HR Leader de la chaîne de magasins Cultura

Du confinement, Mathieu Moura retient 3 points :

• En tant qu’employeur, on a un devoir de transparence et de sincérité, ce qui suppose de dire aussi quand on ne sait pas,
• Le déconfinement et le retour à la normale passera par l’écoute et la co-construction, en restant attentif aux remontées des collaborateurs,
• Enfin, garder souplesse et agilité. On doit veiller à l’intérêt commun de l’entreprise, qui organise sa reprise économique, mais chaque personne a vécu le confinement de manière différente, avec ses propres contraintes. Il sera nécessaire d’en tenir compte.