Les outils digitaux au coeur de l’expérience collaborateur
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HUB Institute: Quelles que soient leurs tailles, les entreprises sont touchées de plein fouet par la transformation digitale. À ce jour, quel constat dressez-vous de cette période de mutation ? À quoi ressemblera, selon vous, le monde du travail à plus ou moins long terme ?
Vincent Ségui : En tant que RH, c’est important de dire que cette transformation digitale ne se fait pas uniquement par des solutions techniques. Il y a selon moi une importance fondamentale de la culture et des valeurs de l’entreprise dans l’accompagnement des collaborateurs vers cette transformation. On a la chance chez Microsoft d’avoir une culture forte, très ouverte sur les uns et sur les autres où la collaboration, la diversité et l’inclusion sont des axes primordiaux.
Pendant la crise, si l’on a vu une accélération de la digitalisation et du mode hybride dans beaucoup d'entreprises, le modèle du télétravail a révélé certaines limites. C’est à nous de trouver les meilleures façons de collaborer pour être pertinent et efficace. Dans le monde d’avant la crise, le télétravail avait davantage tendance à répondre à nos besoins personnels. De mon point de vue, le télétravail du monde de demain s’oriente vers un équilibre entre ces besoins individuels et les besoins du collectif, et c’est bien là que réside le grand changement.
Nous avons découvert tous ces nouveaux modes de fonctionnement, alors même que nous étions hybrides mais pas suffisamment inclusifs. Il y avait des réunions importantes sur lesquelles on se disait qu'il fallait y être physiquement. Ceux qui étaient physiquement présents avaient plus de chance en termes de débat, d’argument ou de conviction à apporter. Qu’ils soient chez lui ou sur site, le collaborateur doit avoir la même situation et faire passer ces messages de la même façon.
Le premier élément d’inclusion, c’est la dimension hybride, les entreprises commencent à le découvrir dès maintenant.Par exemple si une partie de l’équipe est sur place, 80% et 20 % à distance, il faut se poser la question suivante : “comment être inclusif avec les 20% qui sont à distance ?”. Jusqu’à présent, l’idée fortement répandue était que ceux qui étaient physiquement présents avaient plus de chance en termes de débat, d’argumentations ou de conviction à transmettre. Or le mode hybride nous a permis, notamment grâce aux outils technologiques, d’avoir la même participation que l’on soit en présentiel ou à distance.
Selon moi, les mots-clés qui résument le mieux le monde du travail de demain sont le mode hybride collectif ainsi que la culture de l’inclusion. Mon estimation est que tous les collaborateurs feront un jour de télétravail en plus à minima de ce qu'ils faisaient avant, quelles que soient les entreprises.
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HUB Institute: COVID-19, télétravail, numérique… ce sont autant de phénomènes qui ont entamé le lien unissant l’entreprise à ses collaborateurs. Quelle place ont les bureaux physiques dans le monde de demain ?
VS: Pour commencer, nous appelons nos bureaux " le Campus " et j’aime beaucoup ce terme. Pour moi, cela va devenir le camp de base dans lequel les collaborateurs pourront se retrouver. Nous avons une politique d’“exceptional place to work”, et il faut que ce camp de base reste exceptionnel et attractif. Nous entendons beaucoup d'entreprises qui déclarent souhaiter réduire les surfaces, notamment dans le but d’optimiser les loyers des bureaux dans Paris. Selon moi, il ne faut pas lésiner sur les investissements d’un camp de base, d’un campus ou d’un bureau très attractif pour les collaborateurs. Nous avons besoin de cette collaboration et de ces contacts.
Le 100% virtuel n’est pas un idéal, l’homme est un animal social qui a besoin de contacts.
Et cela vaut d’autant plus pour la génération Z qui manifeste le plus de volonté à revenir en entreprise pour maintenir le lien social.
HUB Institute: L’expérience collaborateur est, depuis plusieurs années déjà, l’une des thématiques majeures de l’agenda des entreprises. Quel impact a-t-elle sur les résultats des entreprises et comment ces dernières peuvent-elles la favoriser ?
VS: L’expérience collaborateur doit s’articuler autour de trois thématiques : la collaboration, la flexibilité, et le droit à la déconnection.
La collaboration : Chez Microsoft, la collaboration est un pilier fondamental du bien-être, du développement et de la performance des collaborateurs. Notre culture promeut un fort échange d’information entre nous, quelles que soient nos fonctions respectives. Nous avons depuis longtemps travaillé sur les règles de bon fonctionnement des meetings : durée réduite au maximum, enregistrement de la réunion pour les personnes absentes, pause de 5 à 10 minutes avant le meeting suivant etc. Pendant la crise, nous avons assisté à beaucoup trop de réunions : avec une expérience plus hybride qui se met en place, celles-ci devraient diminuer naturellement.
La flexibilité : Nous savons qu’une grande flexibilité contribue à une meilleure expérience collaborateur. D’un point de vue RH, cette flexibilité peut se comprendre tant sur le lieu de travail que sur les horaires de travail. On pense beaucoup à la visio, elle permet de travailler de là où on veut, mais il faut aussi voir Teams comme une gigantesque mémoire de l’entreprise. Cette flexibilité vient avec une utilisation plus systématique et rigoureuse de nos outils numériques. Avec tous nos collaborateurs qui sauvegardent leur connaissance sur Teams, chacun peut trouver l’information qu’il cherche à ses horaires et de manière autonome.
Le droit à la déconnexion : il s’agit clairement ici de travailler sur des valeurs de respect entre collaborateurs. Chacun doit pouvoir travailler selon le rythme qui lui convient le mieux, mais aussi pouvoir profiter de moments de déconnexion totale. Imposer un cadre rigide de déconnexion irait à l’encontre de la flexibilité voulue. Mais si nous privilégions plus de collaboration et plus de flexibilité sans traiter la gestion de la déconnexion, nous nous confrontons à des risques psychosociaux, de stress et de surmenage chez nos collaborateurs. Nous avons commencé par offrir des "wellbeing days" à nos collaborateurs pour leur rappeler de se déconnecter de temps en temps. Travaillant dans une entreprise tech, il nous appartient aussi de maîtriser nos propres outils, et surtout de donner à chacun les moyens de gérer sa propre déconnexion.
Au-delà d’aider au repos, la déconnexion des outils de communication est critique pour la concentration de chacun. Personnellement, j’ai enlevé toutes les notifications, ce qui me permet de me faire une vraie pause quand je ne travaille pas, et de "choisir " au lieu de "subir" mes moments d’interactions.
HUB Institute: Vous avez lancé il y a quelques mois Microsoft Viva, une plateforme de management de l’expérience collaborateur. Pouvez-vous nous la présenter ? En quoi ce type d’outil est-il aujourd’hui indispensable ?
VS: Microsoft souhaite accompagner ses clients sur ces trois grandes thématiques, et en ce sens a annoncé en février dernier la première Plateforme Expérience Employé (EXP) Microsoft Viva, une plate-forme digitale ouverte et extensible qui met les collaborateurs au centre. Elle réunit les systèmes et outils existant dans une expérience intégrée pour répondre aux grands enjeux de l’expérience collaborateurs.
Les outils du quotidien des collaborateurs se retrouvent intégrés dans Microsoft Teams, tant pour la collaboration, que les meetings, la formation, et les autres applications métier. Viva Connections regroupe les informations, les conversations et les ressources, pour garder tous les collaborateurs, y compris ceux en mobilité et sur le terrain, connectés les uns aux autres. Le module Viva Insights quant à lui donne une visibilité sur la façon dont le travail se passe et l’impact non seulement sur la productivité, mais aussi sur le bien-être.Pour les managers, la solution propose des recommandations personnalisées, basées sur des données agrégées et anonymes, visant à promouvoir le bien-être de leur équipe.
En conclusion, les équipes RH et les managers doivent se préparer à accompagner cette transformation vers un monde du travail plus hybride afin de réussir la performance de l’entreprise tout en développant le bien être des collaborateurs. Une culture collaborative et inclusive, associée à des outils numériques performants seront les éléments clés de réussite de cette transformation.
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