Contexte : 

Fondée en 1976, l’entreprise américaine Benefit est devenue un acteur majeur de la cosmétique. Présent dans plus de 55 pays, l'enseigne compte 3 000 bars à sourcils. Elle a acquis une solide notoriété grâce à certains projets : le record établi en 2012 du plus grand nombre de sourcils épilés en huit heures par une équipe ou encore le programme “Bold is Beautiful” en 2015, à destination des femmes. 

Depuis 1999, Benefit Cosmetics a rejoint le groupe LVMH. Il fait partie de ces maisons les plus emblématiques grâce à ses produits haut de gamme et ses campagnes de publicité qui mettent en avant l’humour de la marque, à l’image de son slogan "L’humour est le meilleur des cosmétiques."

Objectifs : 

Benefit Cosmetics s’est fixé 3 objectifs : 

• améliorer le suivi des informations des projets 
• Automatiser certains processus 
• Bénéficier d’une meilleure visibilité sur les projets 

Idée : 

Benefit Cosmetics a fait appel à l’entreprise Asana, spécialisée dans la planification de tâches et le suivi des projets. L’entreprise cherchait une application collaborative permettant un meilleur suivi des différentes tâches en cours. En effet, Benefit Cosmetics souhaitait améliorer la communication et la transmission des informations de ses équipes aux États-Unis. 

Moyens 

Les équipes de Benefit Cosmetics ont comparé les différentes plateformes existantes sur le marché. Leur choix s’est porté sur Asana car ses différents modes d’affichage s’adaptent à la préférence des collaborateurs : du mode liste au calendrier. Chaque membre de l’équipe peut renseigner ses tâches tout en y assignant une couleur, pour une meilleure lisibilité. Asana permet également de joindre des fichiers ou même des espaces dédiés, comme par exemple Google Drive. 

Toutefois, les équipes de Benefit Cosmetics ne se sont pas uniquement contenté d’utiliser la plateforme. Ils ont également travaillé en étroite collaboration avec un responsable de la réussite client d’Asana, dans le but d’établir des processus qui correspondaient spécifiquement à l’entreprise. 

Jessie Geisen, responsable du marketing de marque de Benefit aux États-Unis, a suivi une formation pilotée par Asana. Elle a ensuite présenté l’outil aux équipes. Pour encourager son adoption, elle est devenue la référente Asana au sein des équipes. Grâce à des échanges réguliers avec Asana, Jessie a contribué à intégrer de nouvelles fonctionnalités grâce à ses feedbacks. Au bout de deux mois, Asana était adoptée par les équipes.

Résultats : 

La collaboration entre Asana et Benefit Cosmetics a montré des résultats intéressants pour ce qui concerne notamment le suivi des projets : 

• 10 semaines gagnées par an en regroupant communication et demandes de travail
• 1h05 : c’est le temps gagné grâce aux modèles de projet et au calcul automatique des échéances
• Un travail plus rapide de la part de l’équipe de création en raison d’une meilleure centralisation des informations 
• Une meilleure planification des deadlines 

Conclusion : 

Grâce à Asana, Benefit Cosmetics a pu optimiser sa gestion de projet et délivrer des messages plus pertinents à ses clients. Centraliser les informations à un seul et même endroit est donc la clé pour améliorer le suivi des tâches d’une équipe et avoir une vision d’ensemble d’un projet. 

Des tâches passaient entre les mailles du filet, car nous échangions par tchat ou e-mail, plutôt que de tout regrouper au même endroit. Je me suis dit qu’il était grand temps de nous simplifier la vie à tous.

- Jessie Geisen, responsable du marketing de marque États-Unis (Benefit Cosmetics)