Crise sanitaire : quels impacts sur la dématérialisation des processus ? 

Symbole emblématique de la crise sanitaire, la généralisation du télétravail à une échelle nationale a obligé les entreprises à repenser leurs processus de travail. Et pour cause : nombre d’entre eux n’étaient pas ou peu adaptés au travail distanciel. Une situation qui a poussé les organisations à progressivement numériser les documents liés à ces process.

Le but : permettre à chaque employé de pouvoir consulter et modifier ces derniers, peu importe l’endroit ou le moment. Et ce changement de paradigme a largement bénéficié aux sociétés l’ayant adopté : selon l’étude de Forrester Consulting, 70% des sociétés européennes interrogées déclarent que les documents numériques ont facilité la continuité des activités commerciales de leur entreprise durant la crise. 

Si ces outils peuvent aux premiers abords sembler coûteux, leur non-mise en place l’est encore plus. Forrester estime ainsi qu’une entreprise européenne n’ayant pas d'alternatives numériques à disposition de ses clients risque en moyenne une perte de 34% de son chiffre d'affaires.

L’utilisation de documents numériques permet de préserver la continuité des opérations au sein de notre entreprise, même avec un personnel travaillant totalement à distance.

- DSI, société de services financiers, Royaume-Uni

L’urgence pour de nombreuses entreprises  réside donc dans le développement de capacités numériques, plus à même de préserver la continuité des activités internes et externes de ces dernières. C’est par exemple le cas d’Airbus, qui a adopté la signature électronique via Adobe Sign. En résulte une continuité des workflows malgré la pandémie, mais également une meilleure sécurisation des documents et une réduction des temps de signature. L’adoption d’Adobe Sign a également poussé le groupe à repenser ses workflows "Le plus compliqué n’a pas été le paramétrage de l’outil, mais de définir quels documents avaient une réelle utilité dans nos process. Le passage à Adobe Sign nous a permis de diviser par 3 ou 4 le nombre de documents par pays" explique ainsi Antoine Durand, HR Functional Architect d’Airbus.

Dématérialisation : quelles opportunités ?

Au-delà de la continuité des activités, la dématérialisation des processus, et les outils qui la sous-tendent, offrent des bénéfices tangibles aux entreprises : meilleure productivité, gain de temps, amélioration de l’expérience client... L’adoption de ce type de solution s’avère également être un vecteur d'accélération de la transformation digitale des organisations : ayant déjà mis un pied à l’étrier, ces dernières sont ensuite plus à même d’adopter d’autres dispositifs. Ainsi, parmi les entreprises européennes (plus évolué en matière de digitalisation des documents que celles d’Asie du Pacifique), 70% d’entre elles déclarent utiliser l’analyse de données pour aiguiller leurs prises de décisions.

Cette dématérialisation des documents affecte également l’engagement des collaborateurs. Selon l’étude de Forrester, 70% des entreprises affirment que le passage au numérique a grandement amélioré la collaboration des employés en télétravail ainsi que l’expérience client. Parmi toutes les fonctionnalités proposées, les entreprises européennes semblent privilégier les outils liés au partage de document (71%) ainsi que ceux liés à la modification et l’annotation de fichiers (70%).

Post COVID-19 : vers une expansion des solutions de dématérialisation ?                                 

Les entreprises interrogées estiment que 38% de leurs effectifs continueront à travailler de chez eux ou à distance après la pandémie.

Les situations de crise, aussi difficiles soient-elles, seront à l’avenir amenées à se multiplier et à perdurer dans le temps. Pourtant, ces dernières peuvent parfois représenter des opportunités en termes de développement et d’innovations. Si elles ont pu au premier abord être considérées comme des solutions ponctuelles pour assurer la continuité d’activité, les outils de dématérialisation se transforment aujourd’hui en une nécessité stratégique. Preuve s’il en est : malgré le ralentissement économique dans le monde, l’expansion de la dématérialisation des documents en Europe continue et entraîne une augmentation des dépenses dans le domaine. 

L’investissement dans la dématérialisation de la gestion des documents augmentera en moyenne de 57% sur les 12 prochains mois.

- Étude sur la dématérialisation des documents en 2020 (Forrester & Adobe)

Pour celles ayant déjà adopté ce type de solution, la question de l’industrialisation des bonnes pratiques se pose : selon l’étude menée par Forrester, seuls 14% des entreprises utiliseraient exclusivement des processus dématérialisés. 74% d’entre elles déclarent utiliser à la fois des documents papier et numériques.

5 recommandations pour accélérer les processus de numérisation des documents

Pour conclure, Forrester et Adobe adressent 5 recommandations aux entreprises désireuses d'accélérer la digitalisation de leurs processus de travail :

• Reconnaissez les bénéfices des documents numériques, notamment dans l'accélération des processus de maturité digitale des entreprises.
   
• Utilisez les process numériques pour gérer des modèles de travail hybrides, plus à même d’assurer la continuité d’activité de l’entreprise ainsi que d’améliorer la résilience de cette dernière.
   
• Déployez la digitalisation des processus de travail tant en front-office qu’en back-office, de manière à homogénéiser les expériences proposées, mais également pour vous assurer de tirer pleinement parti des gains offerts par ce type de solution.
   
• Identifiez la digitalisation des documents comme un investissement à court et long termes, qui nécessitera un investissement continu afin d’assurer la pérennité de l’entreprise en temps de crise.
   
• Augmentez les compétences numériques de vos collaborateurs, notamment à travers des programmes de formations adaptés au télétravail. Le but : permettre à chacun de se familiariser avec ce type d’outil.